Meeting e congressi aziendali incrementano le loro quote di mercato nel 2018
- di RED-CENTRALE
- in Aziende
(PRIMAPRESS) - MILANO - Chi si trova alle prese con l’organizzazione di un evento sa bene che i meeting e i congressi aziendali presentano problematiche specifiche, correlate appunto alle necessità della singola azienda, o anche all’effettivo svolgimento delle attività quotidiane. Solo un esperto del settore può dare vita ad un meeting efficace, cui i dipendenti di un’azienda prenderanno parte volentieri, uscendo arricchiti dalla giornata.
Che tipo di evento
Prima di preoccuparsi delle specifiche problematiche che riguardano meeting e congressi aziendali, è importante precisare alcuni elementi dell’evento futuro. Il primo riguarda la tipologia dell’evento; un congresso è un evento specifico e preciso, ma dovremo comunque considerare chi vi prenderà parte: si tratta di un evento aperto al pubblico o con ingresso su invito? I convenuti saranno giovani o persone di una certa età? Si dovranno organizzare particolari attività o si tratta semplicemente di un discorso frontale? Le possibilità sono ampie e variegate, meglio precisare il tutto con anticipo. Per quanto riguarda il termine meeting aziendale, le cose sono ancora più complesse: ci sono aziende che organizzano meeting per i dirigenti, incontri di team building o anche ampie riunioni di tutto lo staff di una multinazionale, quindi con convitati che giungono da diverse nazioni. Una volta precisate queste informazioni sarà più semplice organizzare tutto il resto, anche perché avremo un chiaro elenco di come si svolgerà la giornata, o le giornate.
I servizi disponibili
Per poter organizzare al meglio meeting e congressi aziendali è necessario avere a disposizione una location che ci consenta di attivare alcuni specifici servizi. Si tratta sia di come disporre la singola sala, o le sale disponibili, sia della necessità di attivare alcune proposte. Ad esempio per un meeting con persone che provengono da Paesi diversi potrebbe essere importante avere a disposizione dei traduttori; nel caso invece di una festa aziendale sarà importante organizzare un catering di alto livello. In questo caso la necessità di alcune opportunità ci sarà precisata dai vertici aziendali, che sicuramente hanno già dei piani su come si dovrà svolgere il meeting o il congresso.
Gli spazi a disposizione
Perché un meeting o un congresso abbiano successo ognuna delle persone che vi prendono parte dovrà avere a disposizione lo spazio necessario. Oltre a questo, è importante che la location sia facilmente raggiungibile, con diversi mezzi di trasporto. Per il primo punto è importate avere le idee chiare su come organizzare gli spazi; ancora di più è fondamentale anche avere a disposizione una location versatile, che ci permetta di ampliare o restringere gli spazi in modo da far sentire ognuno al proprio posto. Inoltre è importante allestire gli ambienti in modo corretto, ad esempio con posti a sedere per tutti, o con un palco adatto ad ospitare gli eventuali relatori, o la presentazione di un nuovo prodotto o brand, a seconda dei casi. Se invece si tratta di considerare la posizione del luogo rispetto ai servizi, scegliere il centro città, o una zona nella prima periferia, è sempre un’ottima idea: i mezzi pubblici saranno disponibili in abbondanza, così come i collegamenti con aeroporti o stazioni e gli eventuali parcheggi. - (PRIMAPRESS)
Che tipo di evento
Prima di preoccuparsi delle specifiche problematiche che riguardano meeting e congressi aziendali, è importante precisare alcuni elementi dell’evento futuro. Il primo riguarda la tipologia dell’evento; un congresso è un evento specifico e preciso, ma dovremo comunque considerare chi vi prenderà parte: si tratta di un evento aperto al pubblico o con ingresso su invito? I convenuti saranno giovani o persone di una certa età? Si dovranno organizzare particolari attività o si tratta semplicemente di un discorso frontale? Le possibilità sono ampie e variegate, meglio precisare il tutto con anticipo. Per quanto riguarda il termine meeting aziendale, le cose sono ancora più complesse: ci sono aziende che organizzano meeting per i dirigenti, incontri di team building o anche ampie riunioni di tutto lo staff di una multinazionale, quindi con convitati che giungono da diverse nazioni. Una volta precisate queste informazioni sarà più semplice organizzare tutto il resto, anche perché avremo un chiaro elenco di come si svolgerà la giornata, o le giornate.
I servizi disponibili
Per poter organizzare al meglio meeting e congressi aziendali è necessario avere a disposizione una location che ci consenta di attivare alcuni specifici servizi. Si tratta sia di come disporre la singola sala, o le sale disponibili, sia della necessità di attivare alcune proposte. Ad esempio per un meeting con persone che provengono da Paesi diversi potrebbe essere importante avere a disposizione dei traduttori; nel caso invece di una festa aziendale sarà importante organizzare un catering di alto livello. In questo caso la necessità di alcune opportunità ci sarà precisata dai vertici aziendali, che sicuramente hanno già dei piani su come si dovrà svolgere il meeting o il congresso.
Gli spazi a disposizione
Perché un meeting o un congresso abbiano successo ognuna delle persone che vi prendono parte dovrà avere a disposizione lo spazio necessario. Oltre a questo, è importante che la location sia facilmente raggiungibile, con diversi mezzi di trasporto. Per il primo punto è importate avere le idee chiare su come organizzare gli spazi; ancora di più è fondamentale anche avere a disposizione una location versatile, che ci permetta di ampliare o restringere gli spazi in modo da far sentire ognuno al proprio posto. Inoltre è importante allestire gli ambienti in modo corretto, ad esempio con posti a sedere per tutti, o con un palco adatto ad ospitare gli eventuali relatori, o la presentazione di un nuovo prodotto o brand, a seconda dei casi. Se invece si tratta di considerare la posizione del luogo rispetto ai servizi, scegliere il centro città, o una zona nella prima periferia, è sempre un’ottima idea: i mezzi pubblici saranno disponibili in abbondanza, così come i collegamenti con aeroporti o stazioni e gli eventuali parcheggi. - (PRIMAPRESS)
