Ecco come inviare un sollecito di pagamento

(PRIMAPRESS) - MILANO - Capita più o meno a tutti, prima o poi, di dover inviare un sollecito di pagamento a un cliente che ancora non ha provveduto al pagamento di una fattura o di parte di essa.

Si tratta di situazioni spiacevoli che mettono in difficoltà l’azienda o il professionista che vanta un credito e che, per via di uno o più incassi che non si realizzano, potrebbe riscontrare problemi al normale svolgimento della propria attività lavorativa. Dopotutto non è mai bello trovarsi in una situazione creditoria, così com’è altrettanto difficile essere debitori verso qualcuno, magari perché non si riesce a pagare, nei termini previsti, una fattura di acquisto di un bene o di un servizio.

Quando ci si trova di fronte a situazioni simili, con il pagamento di una o più fatture che tarda ad arrivare, una comunicazione o una mail di sollecito di pagamento è il primo passo per cercare di superare l’“impasse” e mettere ordine in contabilità.

L’invio di un primo sollecito informale e amichevole

Più spesso di quanto si pensi, basta davvero questa sorta di “promemoria amichevole” per sortire gli effetti desiderati, con il cliente che provvederà a saldare il suo debito nel giro di pochi giorni, soprattutto se il ritardo del pagamento è frutto di una banale dimenticanza o di una situazione di difficoltà economica temporanea.

Nonostante tutti i software di contabilità, o quelli per la gestione della fatturazione elettronica, prevedano delle funzionalità specifiche per l’invio di un sollecito di pagamento delle fatture inevase, prima di ricorrere a queste soluzioni è sempre consigliabile interfacciarsi con il debitore in maniera informale.

Qual è, dunque, il modo migliore per scrivere una mail di sollecito?

Sicuramente non vogliamo dare l'impressione di essere scortesi, né tantomeno evidenziare in maniera arrogante la situazione debitoria da parte del cliente che, come detto in precedenza, potrebbe trovarsi in un periodo di difficoltà economica perché, magari, a sua volta, deve far fronte a crediti che non riesce a recuperare.

Tuttavia non dobbiamo perdere di vista l’obiettivo della nostra comunicazione, ovvero quello di ricordare al debitore che è in ritardo con il pagamento di una fattura. Per questo motivo l’ideale è scrivere una mail dai toni garbati, che inviti il cliente a predisporre appena possibile il pagamento e che ci mostri disponibili a trovare soluzioni alternative qualora il debito non possa essere immediatamente pagato.

Insomma, questa prima comunicazione di sollecito di pagamento deve avere il giusto equilibrio tra le nostre legittime pretese di essere pagati e la comprensione del punto di vista del debitore che, sicuramente, non starà certo dormendo sonni tranquilli visto che è in ritardo con il pagamento.

Secondo e terzo sollecito

Nella maggior parte dei casi è sufficiente un primo sollecito per trovare un accordo, giungere al pagamento della fattura da parte del debitore e  risolvere la spiacevole situazione venutasi a creare.

Quando, invece, ci si trova a che fare con clienti che ignorano volutamente il sollecito amichevole, puntando a procrastinare in maniera metodica il pagamento e disinteressandosi di eventuali proposte come la rateizzazione del debito, allora si può procedere all’invio di successivi solleciti di pagamento (questa volta formali e dai toni sicuramente più decisi) che includano anche una copia della fattura inevasa e l’indicazione di tutti i metodi di pagamento possibili.

Se, anche dopo l’invio del terzo sollecito di pagamento la situazione non si sblocca e il debitore non ha nessuna intenzione di pagare, allora non ci resta che affidarsi a un legale, meglio se specializzato nel recupero crediti. - (PRIMAPRESS)