Le novità sulla fatturazione elettronica: ecco i nuovi software per le aziende
- di RED-CENTRALE
- in Fisco & Lavoro
(PRIMAPRESS) - ROMA - Utilizzare al meglio le novità che riguardano la fatturazione elettronica ha permesso a molte aziende di approfittare realmente delle opportunità e dei vantaggi dati da questo nuovo metodo di produrre la documentazione quotidiana. Le aziende che hanno l’obbligo di utilizzare questo tipo di fatturazione lo devono usare sia per le emissioni, sia per la ricezione delle fatture da parte dei fornitori. Il segreto sta nell’avere a disposizione software per fatture elettroniche efficienti ed efficaci, che accelerino le attività aziendali e le semplifichino.
Come funziona una fattura elettronica
Per capire quanto un software per fatture elettroniche possa semplificare la produzione di questo tipo di documenti è importante capire come funziona una fattura elettronica. Non si tratta infatti semplicemente di digitalizzare i vecchi documenti, cosa che per altro si faceva anche in passato, ma di modificare completamente l’intero processo di fatturazione. Una fattura elettronica infatti deve essere in uno specifico formato, xml; inoltre deve essere inviata al cliente attraverso il sistema di interscambio e vige anche l’obbligo di archiviazione per 10 anni in formato digitale.
Cosa fa un software di fatturazione elettronica
Come abbiamo detto i software di fatturazione elettronica permettono di gestire l’intero processo, dall’emissione fino al pagamento e all’archiviazione. Se si utilizza un programma ben strutturato una buona fetta delle attività si possono programmare, o comunque sarà il programma stesso ad occuparsene. Ad esempio per quanto riguarda l’invio, senza un apposito software ben sviluppato l’utente dovrà attendere che il sistema di interscambio riceva la fattura e la invii al cliente; questo purtroppo non è un evento che si verifica sempre in automatico, conviene quindi avere un programma che si preoccupi di monitorare l’invio e di ripeterlo nel caso in cui fallisca in prima battuta. Ci sono poi programmi che permettono di monitorare i pagamenti, di inviare in automatico lettere di sollecito, che consentono l’accesso al commercialista per verificare l’attività aziendale.
Scegliere il programma più adatto
L’offerta di software per la fatturazione elettronica è oggi molto ampia; per scegliere il programma più adatto è importante valutare effettivamente le funzionalità necessarie. Sono disponibili anche software che consentono di acquistare a parte i servizi aggiuntivi, che si potranno quindi selezionare anche in un secondo tempo. Non tutte le aziende infatti necessitano di un gestionale completo, molte ne possiedono già uno e necessitano esclusivamente di un programma che si preoccupi del processo di fatturazione in sé e per sé.
Il costo di un buon software
Il costo di un programma per la fatturazione elettronica non è necessariamente il miglior criterio di scelta. Esistono programmi completamente gratuiti che funzionano al meglio, così come si possono trovare proposte costosissime che in realtà non hanno nulla di più rispetto ai software meno costosi. I fattori più importanti sono due: che il programma sia intuitivo e semplice da utilizzare, che svolga tutti i compiti per cui lo si sta acquistando. Ovviamente poi, a conti fatti, quello che ha un costo inferiore è da prediligere, sempre che ci offra tutti i servizi di cui si ha bisogno.
- (PRIMAPRESS)
Come funziona una fattura elettronica
Per capire quanto un software per fatture elettroniche possa semplificare la produzione di questo tipo di documenti è importante capire come funziona una fattura elettronica. Non si tratta infatti semplicemente di digitalizzare i vecchi documenti, cosa che per altro si faceva anche in passato, ma di modificare completamente l’intero processo di fatturazione. Una fattura elettronica infatti deve essere in uno specifico formato, xml; inoltre deve essere inviata al cliente attraverso il sistema di interscambio e vige anche l’obbligo di archiviazione per 10 anni in formato digitale.
Cosa fa un software di fatturazione elettronica
Come abbiamo detto i software di fatturazione elettronica permettono di gestire l’intero processo, dall’emissione fino al pagamento e all’archiviazione. Se si utilizza un programma ben strutturato una buona fetta delle attività si possono programmare, o comunque sarà il programma stesso ad occuparsene. Ad esempio per quanto riguarda l’invio, senza un apposito software ben sviluppato l’utente dovrà attendere che il sistema di interscambio riceva la fattura e la invii al cliente; questo purtroppo non è un evento che si verifica sempre in automatico, conviene quindi avere un programma che si preoccupi di monitorare l’invio e di ripeterlo nel caso in cui fallisca in prima battuta. Ci sono poi programmi che permettono di monitorare i pagamenti, di inviare in automatico lettere di sollecito, che consentono l’accesso al commercialista per verificare l’attività aziendale.
Scegliere il programma più adatto
L’offerta di software per la fatturazione elettronica è oggi molto ampia; per scegliere il programma più adatto è importante valutare effettivamente le funzionalità necessarie. Sono disponibili anche software che consentono di acquistare a parte i servizi aggiuntivi, che si potranno quindi selezionare anche in un secondo tempo. Non tutte le aziende infatti necessitano di un gestionale completo, molte ne possiedono già uno e necessitano esclusivamente di un programma che si preoccupi del processo di fatturazione in sé e per sé.
Il costo di un buon software
Il costo di un programma per la fatturazione elettronica non è necessariamente il miglior criterio di scelta. Esistono programmi completamente gratuiti che funzionano al meglio, così come si possono trovare proposte costosissime che in realtà non hanno nulla di più rispetto ai software meno costosi. I fattori più importanti sono due: che il programma sia intuitivo e semplice da utilizzare, che svolga tutti i compiti per cui lo si sta acquistando. Ovviamente poi, a conti fatti, quello che ha un costo inferiore è da prediligere, sempre che ci offra tutti i servizi di cui si ha bisogno.
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